1. Utse en eller flera flyttansvariga medarbetare. Bestäm ett datum för när flyttförberedelserna ska inledas, ett för när själva flytten ska ske och ett för när er kontorsflytt ska vara klar.

2. Kontakta en inredningsfirma för de nya lokalerna. Be dem även göra en kalkyl för vilka möbler som ska med i flytten och vilka som ska bli kvar. Det är även bra om ni tidigt beställer eventuella nya möbler så att de finns på plats vid inflyttning.

3. Gör adressändring och anmäl att ni flyttar till samtliga kunder, underleverantörer och myndigheter.

4. Avsluta och teckna nya avtal för el, telefon, internet, försäkring, larm, parkering och sophantering. Var noggrann med att beskriv hur de nya lokalerna ser ut och sitt ner och ha en genomgång av de nya lokalerna tillsammans med representanter för ditt försäkringsbolag. Be en säkerhetsfirma göra ett förslag för lås och larm för de nya lokalerna.

5. Kontakta er formgivare och be om förslag på nya trycksaker med den nya adressen. Tänk på att det är en rad olika trycksaker som måste uppdateras. Allt från årsredovisningar och kvartalsrapporter till visitkort, brevpapper och skyltar.

6. Kontakta en flyttfirma i god tid så att ni inte står utan när det är dags att flytta.

7. Författa ett pressmeddelande om flytten. På så sätt kan ni dra nytta av flytten och få ut ert namn så mycket som möjligt. Det kan även vara en bra idé att bjuda in kunder och leverantörer till ett mingel i företagets nya lokaler när flytten väl är genomförd.

8. Gör en noggrann genomgång gällande var samtlig personals nya arbetsplatser ska vara lokaliserade. Det är viktigt att flytten går så smidigt som möjligt och genom att fördela rum och arbetsytor noggrant kan ni hjälpa den processen på traven. Här kan det vara lämpligt att även låta personalen komma med åsikter och förslag om var de ska sitta. Allt för att minska risken för missnöje.

9. Beställ containrar för skräp i samband med flytten. Tänk på hur ni vill göra med gamla möbler och liknande. En bra idé kan vara att skänka dem till välgörenhet eller sälja dem på auktion.

10. Uppdatera hemsida och intranet med de nya adressuppgifterna. Skriv gärna en liten text om nystarten och de nya lokalerna till alla anställda.

Tio steg för en smidig kontorsflytt
Tagged on:     

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *